Veri doğrulama (Data Validation)

Veri doğrulama

Bir hücre ya da hücre aralığına:

1.       Belirli sayı değerleri arasında veri girilmesi isteniyorsa, Örneğin kişi yaşları girilecek hücreye yalnızca 1 ile 100 arasındaki rakamlar girilebilsin,

2.       Girilecek değer yalnızca tarih biçiminde olsun,

3.     Belirli bir metin uzunluğuna sahip değerler girilsin, Örneğin tc kimlik numarası istediğimiz hücreye girilen değerin uzunluğu 11 karakterden farklı olmasın.

4.       Ya da kullanıcı seçimli olsun, ancak seçimleri biz verelim,

Bu tip durumlarda veri doğrulama fonksiyonundan yararlanacağız,

Öncelikle excel menü çubuklarından veri kısmını seçelim ve burada veri doğrulama eklentisine tıklayalım.

Default olarak gelen ayarlar kısmında karşımıza çıkan “izin verilen” kısmı bize yukarıdaki işlemlerden hangisini yapmak istediğimizi seçmemizi sağlar.

Belirli sayı aralıkları dışında veri girilemesin istiyor isek:

“tüm sayı” kısmını seçelim ve arasında 1 ve 100 yazarsak seçili hücreye yalnızca bu değerlerin girilmesi sağlanır, (burada isteğimize bağlı olarak büyüktür, küçüktür, büyük ya da eşit, küçük ya da eşit) gibi eşitlikler seçilebilir.

Belirli karakter uzunluğuna sahip veri girilsin istiyorsak:

“metin uzunluğu” kısmını seçip girilen metnin kaç karakterli olması isteniyor ise eşittir fonksiyonu ile yazılır. Ve ilgili hücreye bu uzunluk dışında bir metin girilmesine izin vermez.

Kullanıcıya bizim sağladığımız listeden seçim yaptırmak istiyor isek:

“liste” kısmı ise bizim hazırladığımız listeden kullanıcının veri seçmesini sağlar. Yan taraf liste girdilerimi yazdım ve buradaki kaynak kısmına liste girdilerimin olduğu satırların adresini verdim.

Kullanıcı hücredeki oku tıkladığında yalnızca sizin belirlediğiniz değerler içinden seçimini yapabilir.

Peki ya kullanıcı hücreye bizim istediğimiz değerler dışında bir değer girerse ne olur?

Bunu 3 şekilde kontrol edebiliriz:

Yine veri doğrulama eklentisinde "Hata uyarısı" kısmında

"Dur" uyarısını seçer isek kullanıcının başka bir değer girmesine izin vermez.

Burada kullanıcıya göstermek istediğimiz uyarı metnini hata iletisi kısmına yazabiliriz.

Eğer "uyarı" kısmını seçer isek kullanıcıyı uyarır ancak hangi değerin girileceğini kullanıcıya bırakır.
burada kullanıcı devam edilsin mi sorusuna "evet" ile yanıt verir ise 101 değerini hücreye yazdırabilir.

Eğer "bilgi" uyarısı seçilir ise kullanıcının girdiği her değeri kabul eder yalnızca bilgi mesajı getirir.

Şimdi aşağıdaki örnekle konuyu pekiştirelim:

Not: Veri doğrulama uyguladığınız bir hücreyi köşesinden tutup + ikonu görününce aşağıya doğru çekerseniz diğer hücrelere de aynı doğrulamayı uygulayabilirsiniz.